ISO-9001 ISO-14001 OHSAS-18001

ПОЛИТИКА НА „И ПЛЮС И 91“ ООД ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

 

 

1. Информация за администратора на лични данни

„И ПЛЮС И 91“ ООД (Администратор) е дружество, регистрирано в ТРРЮЛНЦ към Агенцията по вписванията с ЕИК 130562448, със седалище и адрес на управление: гр. София, район Слатина, п.код 1000, ул. "Георги Пеячевич" № 14, данни за контакт: гр. София, ул. „Кап.Любен Кондаков“ № 5, тел: 02/9732440; e-mail: office@i-i91.com Настоящата Политика на „И ПЛЮС И 91“ ООД за обработване на лични данни (Политиката) определя категориите субекти на лични данни, какви лични данни се обработват, основните принципи и правила, свързани с обработването на личните данни, задълженията и отговорността на Администратора, правата на субектите на личните данни.

 

2. Категории субекти на данните

Политиката се прилага от Администратора за събираните и обработвани от него лични данни за следните категории физически лица – субекти на данните:

  • Кандидати и работещи за Администратора: физически лица – кандидати за работа, работници/служители на Администратора или лица, сключили граждански договор (договор за изработка или др. договор за предоставяне на определен резултат от работа);
  • Контрагенти на Администратора: физически лица – еднолични търговци или представители на търговски/граждански дружества, които са сключили или са в процес на сключване на договор с Администратора.

В случай че има разлика в обработването на лични данни, в зависимост от категорията субекти на данните, по-долу това е посочено в съответния подраздел.

 

3. Лични данни и основна цел при обработка на данните

3.1. Лични данни на кандидати и работещи и цели за обработката им:

3.1.1. Преддоговорни отношения и възникване на правоотношение по трудов/граждански договор:

  • за разглеждане на кандидатури, контакт с кандидата, изготвяне на индивидуална оферта за работа – име, адрес, телефонен номер, електронна поща, образование, трудов стаж, други данни посочени в автобиография;
  • изготвяне на индивидуален трудов/граждански договор, договор за контрол и управление, изготвяне на персонално трудово досие, в т.ч. електронно, организиране на подходящо работно място - ЕГН, име, постоянен адрес; дата на раждане, документи за медицински преглед и данни за здравословното състояние (ТЕЛК, НЕЛК, диагнози по болнични, бременност/раждане), образование, трудово възнаграждение, номер на досие, трудов стаж, вкл. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж, НКПД-код, настоящ адрес, работно време, месторабота, разходен център, платен отпуск, бонуси, грейд, длъжност, потребителско име; информация в служебната електронна поща.

3.1.2. Изпълнение на трудовия/гражданския договор, вкл. изготвяне на анекси/допълнителни споразумения, във връзка с промяна в трудовото или гражданско правоотношение:

а) За целите на изпълнение на нормативни задължения на работодателя/възложителя по сключения трудов/граждански договор, вкл. за изготвяне и съхранение на ведомост за заплати, съгласно нормативните изисквания:

  • ЕГН, име, постоянен адрес, служебен адрес, служебен е-мейл адрес, служебен IP адрес, личен е-мейл адрес, банкова сметка, дата на раждане, данни за здравословното състояние (ТЕЛК, диагнози по болнични, бременност/раждане), образование, трудово възнаграждение (вкл. начин на формиране и данни за начисляване), номер на досие, трудов стаж, НКПД-код, настоящ адрес, работно време, месторабота, разходен център, платен отпуск, бонуси, грейд, длъжност, потребителско име, информация за предходен работодател (име, възнаграждение), социално-осигурителен статус, информация в служебната електронна поща, трудов/граждански договор/ договор за контрол и управление; обработване на данни, удостоверяващи предишен трудов стаж; данни за трудов стаж в компанията, основания за отсъствия (вкл. искания за платен/неплатен отпуск; болнични листове и др.); данни за изплащане на трудово възнаграждение, командировъчни пари, направени разходи при или по повод изпълнение на служебни задачи, обезщетения и други плащания от работодателя чрез банков превод; синдикална принадлежност; данъчни декларации чрез работодател;
  • при подаване на информация към НАП за: договори и допълнителни споразумения във връзка с възникване, промяна и прекратяване на трудовото или гражданско правоотношение; данни за осигурителен доход, отработени дни и часове;
  • подаване на информация към НОИ за болнични листове, декларации за майчинство, ползване на неплатен отпуск за отглеждане на деца и ТЕЛК, в това число име, ЕГН, дата на раждане на детето, име, ЕГН на другия родител/съпруг/съпруга/лице, поемащо майчинството, във връзка с предоставени копие на акт за раждане на дете, копие на акт за граждански брак, декларация за припознаване на дете, служебна бележка за изписване на дете от болница/родилен дом, служебна бележка от работодателя на другия родител;
  • предоставяне на информация и спазване на задълженията ни към държавни и общински институции, МВР, държавни и частни съдебни изпълнители, консулства и посолства, при запитване от тяхна страна;
  • ЕГН, име, длъжност, град по месторабота, образователна степен - във връзка с извършване на задължителни инструктажи и обучения (например: начален инструктаж, инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, ежедневен инструктаж и извънреден инструктаж, обучение по електробезопасност, обучение за работа на височина, обучение на длъжностни лица по безопасност и здраве, обучение за първа долекарска помощ);
  • провеждане на годишни профилактични прегледи, във връзка със служба трудова медицина.

б) За целите на изпълнение на нормативни задължения за работодателя по сключен трудов договор, при постъпили искания за освобождаване от работа работника или служителя на основание чл. 157, ал. 1 и 2 от КТ:

  • Документи, доказващи встъпване в брак; документи, доказващи извършено кръводаряване; при смърт на родител, дете, съпруг, брат, сестра и родител на другия съпруг или други роднини по права линия – копие от смъртен акт или служебна бележка от общината; документи, доказващи, че, след като е бил призован, работникът/служителят се е явил в съд или пред други органи като страна, свидетел или вещо лице; доказателства за участие в заседания като член на представителен държавен орган или съдебен заседател; доказателства за участие в заседания на специален орган за преговори, европейски работнически съвет или представителен орган в европейско търговско или кооперативно дружество; доказателства за за времето на обучение и участие в доброволните формирования за защита при бедствия; документи, удостоверяващи бременност на работничка или служителка както и напреднал етап на лечение ин-витро на работничка и служителка.

3.1.3. Прекратяване на трудовия/гражданския договор:

  • ЕГН, име, постоянен адрес; дата на раждане, данни за здравословното състояние, вкл. данни за трудоустрояване (документи, издадени от ТЕЛК; диагнози по болнични, документи, издадени от компетентни здравни органи, доказващи бременност на работничка или служителка, както и напреднал етап на лечение ин-витро на работничка и служителка; всякакви други данни и документи, удостоверяващи обстоятелствата по чл. 327, ал. 1, т.4 -9 (вкл.) и чл. 333 от КТ; данни от видеонаблюдение, с оглед установени нарушения на трудовия ред, които могат да доведат до прекратяване на трудовото правоотношение.

3.1.4. За изпълнение на нормативни задължения, извън изискванията на трудовото законодателство:

  • Физически данни като височина, гръдна обиколка, ханш, талия, размер обувки и др., във връзка с предоставяне на работно облекло/униформа и обувки.

3.1.5. С оглед наш легитимен интерес

а) Ние обработваме следните Ваши данни: снимка, информация за наличие на договорни отношения с друг работодател; наличие на финансови и/или търговски интереси с бизнес – партньор или конкурент на Администратора; роднински връзки по права и съребрена линия (имена, длъжност, дата на наемане) с лица, работещи при Администратора, роднински връзки по права и съребрена линия (работодател, дата на наемане) с лица, работещи в организации конкуренти на Администратора; членство в управителни органи на обществени организации или организации с идеална цел, с оглед наш легитимен интерес. Данните се обработват, тъй като нашите служители разполагат с конфиденциална корпоративна информация, обработват личните данни на нашите клиенти и имат достъп до технологични съоръжения, софтуер и др., които осигуряват целостта на електронната съобщителна мрежа на дружеството;

б) Ние обработваме данните за настоящ адрес, личен е-мейл адрес, личен телефон, тел. за връзка при кризи във връзка необходимостта от осъществяване на контакт с кандидата, служителя или негов близък, при невъзможност да се използват служебните е-мейл адрес или телефон, с цел получаване и изпращане на документи при напускане, майчинство или инциденти на работното място, включително кризи, бедствия и аварии. Данни от служебния е-mail с цел контрол върху изпълнение на трудовите задължения, свързани с работа с поверителна информация;

в) Ние извършваме видеонаблюдение на територията на офис сградата на ул. „Л. Кондаков“ № 5 и на някои строителни обекти, с оглед подсигуряване на качествено обслужване на посетителите и клиентите в офиса, с цел контрол и защита на активи на компанията и спазване на трудовите права и задължения на работниците и служителите. Местата, където се извършва видеонаблюдение, са обозначени с информационни табели.

Ние извършваме видеонаблюдение на следните работни места – централен офис и строителни обекти, със следната цел:

  • за да осигурим сигурността на нашите служители и посетители;
  • с цел мониторинг и контрол относно спазването на вътрешния правилник и трудовата дисциплина, вкл. извършване на нарушения, явяване на работа и/или спазване на работното време; опазване доброто име на работодателя; наличие на данни за злоупотреба с доверието на работодателя или разпространяване на поверителни за него сведения; мониторинг и контрол с цел да не се допуска ощетяване на клиентите и/или други лица от работници или служители на Администратора, чрез измама в цената и/или качеството на устройството или услугата, осигуряване на сигурността на корпоративната информация, сигурността на личните данни на нашите клиенти, служители и партньори.

г) Във връзка с предоставен(и) за служебно ползване номер(а) за гласови услуги и услуги по пренос на данни: име, длъжност.

3.2. Лични данни на контрагенти и цели за обработката им:

  • За изготвяне и изпълнение на договор: три имена, ЕГН, данни за контакт (телефон, електронна поща) на представител на контрагента.

 

4. Обработване на данните самостоятелно или чрез трети лица, прехвърляне на данните

4.1. Администраторът обработва личните Ви данни в изпълнение на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 (Регламента) и Закона за защита на личните данни, самостоятелно или чрез трети лица, обработващи личните данни. В случай, че Администраторът ползва трети лица, които обработват личните Ви данни, то това става чрез възлагане, в което се полагат всички грижи за опазване на личните Ви данни, а Администраторът остава изцяло отговорен за тяхната защита.

4.2. В случай, че Администраторът използва трето лице, обработващ личните Ви данни, което се намира извън рамките на Европейския съюз, това става след изрично решение на Европейската комисия или имаме подходящи гаранции за адекватното ниво на защита на Вашите лични данни.

4.3. Личните данни, могат да бъдат предоставяни на следните категории получатели:

4.3.1. Лица обработващи данните по възлагане, от страна на Администратора, в т.ч.:

  • пощенски оператори, с оглед изпращане на пратки, съдържащи договори, допълнителни споразумения и други документи и необходимостта от удостоверяване на самоличността при връчването им;

  • компании, които по възлагане поддържат оборудване и софтуер и хардуер, използвани за обработка на лични данни;

  • компании, на които възлагаме изготвяне на работно облекло – предоставяме данни за ръст и гръдна обиколка на съответния служител;

  • банки, които обслужват преводи на наредени суми (напр. възнагражденията и личните удръжки);

  • лица, извършващи консултантски услуги в сферата на трудовото законодателство;

  • лица, предоставящи преференциални условия, при ползване на предоставяни от тях услуги или продукт.

4.3.2. Лица, обработващи данните от свое име:

а) органи, институции и лица, на които Администраторът е длъжен да предостави лични данни по силата на:

  • действащото законодателство (НАП, НОИ, Инспекция по труда, застрахователни дружества, осигуряващи задължителна застраховка за трудова злополука, служби по трудова медицина, дружества, които осигуряват обучение за квалификационни групи по ел. безопасност, ТЕЛК, НЕЛК, частни и държавни съдебни изпълнители, Министерство на вътрешните работи, съдебни органи, консулства и посолства, Агенция за социално подпомагане, синдикална организация, съд, надзорни и регулаторни органи, КЗД, КРС, КЗП, служби по трудова медицина, органи по национална сигурност и обществен ред, нов работодател по чл. 123 и чл. 123а от КТ, Столична община и териториални структури на МВР) – три имена и други изискуеми от закона данни.

  • Заявено желание от страна на служителя, с цел предоставяне на поискана информация пред:

    - финансови институции - банки, застрахователни дружества, пенсионно- осигурителни компании, лизингови компании;

    - детски градини, ясли, учебни заведения (университети, училища и др.);

    - здравно-осигурителни дружества във връзка с предоставяне на социална придобивка допълнително здравно осигуряване; Органи на местното самоуправление (общински структури).

  • Контрагенти или институции, при представяне на пълномощни, даващи ви права да извършвате действия за Администратора, в изпълнение на трудови задължения – на съответния контрагент или орган;

  • Клиенти или контрагенти на Администратора, изискващи данни на служителите ни за достъп до техни помещения, както и други лица;

  • При започване на работа при втори работодател/сключване на договорни отношения с друго лице;

  • Данни за служителите на Администратора, изисквани от възложители по тръжни процедури и ЗОП;

  • Застрахователни дружества, с които Администратора е сключил договори за осигуряване на допълнително здравно застраховане на служителите, ако има такива – лицата се уведомяват;

  • Застрахователни дружества, с които Администратора има сключени договори за застраховане на служители за щети, ако има такива – лицата се уведомяват.

 

5. Изтриване на данните

5.1. По правило, изтриваме Вашите лични данни, след прекратяване/разваляне/изпълнение на договора с нас, но не преди окончателно уреждане на всички финансови задължения и задължения, свързани с прекратяване на трудовите правоотношения, уреждане на висящи трудови спорове и изтичане на нормативно определените задължения за съхраняване на данните, като например задължения по Закона за счетоводството за съхранение и обработка на счетоводни данни, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс във връзка със съхранението на ведомостите за заплати. Съхраняваме данните в следните срокове:

  • ведомости за заплати – 51 години;

  • счетоводни регистри и финансови отчети– 11 години;

  • всички останали носители на счетоводна информация – 4 години;

  • документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;

  • всички останали носители на информация от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски - 5 години;

  • записите на видеоизображението се съхраняват за максимален срок от 1 месец от датата на заснемане;

  • в случай че данните са събирани във връзка с договор, който не бъде сключен – данните се унищожават веднага след отпадане на основанието за тяхното събиране.

 

В случай че до изтичане на съответния срок на съхранение е образувано административно, арбитражно, съдебно или друго производство, което продължава и след изтичането на срока за съхранение на съответните данни, то те се съхраняват до окончателното приключване на производството.

Отделни хартиени носители на лични данни могат да бъдат унищожени и по-рано, след решение на Дружеството. В този случай за целите на архива се пази електронно копие в сроковете, предвидени по-горе.

За унищожаването на данните се съставя протокол.

5.2. Вашите данни могат да бъдат и анонимизирани. Анонимизирането представлява алтернатива на изтриването на данните. При анонимизация, всички лични разпознаваеми елементи /елементи, позволяващи идентифицирането Ви, се заличават необратимо от съответния носител/документ. За анонимизирани данни няма нормативно задължение за изтриване, тъй като не представляват лични данни.

 

6. Работа със сайта (http://www.i-i91.com/)
Администраторът поддържа и ползва в своята работа интернет сайт http://www.i-i91.com (Сайта). Администраторът не ползва бисквитки (cookies) на Сайта.
На Сайта са представени препратки (хиперлинкове) към други сайтове. Администраторът не поддържа и не определя съдържанието, информацията, услуги и продукти на тези сайтове. Администраторът не носи отговорност за политиката за поверителност или съдържанието на тези сайтове. В случай че установите нещо нередно, моля да ни уведомите, за да  предприемем необходими действия (уведомяване на потребителите, премахване на електронните препратки към съответния сайт и/или др.).


7. Как защитаваме Вашите лични данни
За осигуряване на адекватна защита на данните служителите ни, ние прилагаме всички необходими организационни и технически мерки, предвидени в Закона за защита на личните данни.
Личните данни на хартиен носител се съхраняват от определен от Администратора служител в предвидени помещения и в обособени шкафове с ограничен достъп (механизъм за заключване). Копирането, разпечатването или разпространението на документи, съдържащи лични данни, е допустимо, единствено и само с разрешение на управителя или на отговарящия за конкретните данни служител.
Личните данни на електронен носител се съхраняват на специален сървър. Достъп до тези данни имат служители със съответно ниво на достъп. С цел максимална сигурност при обработка, пренос и съхранение на Вашите данни, може да използваме допълнителни механизми за защита като криптиране, псевдонимизация и др.
Видеокамерите в централния офис и строителните обекти на работните места на нашите служители са монтирани по начин, който да осигурява минимална намеса в личното пространство. Камерите са обърнати основно към работните места на служителите, входовете и изходите на обектите, с цел да се постигне поставената цел на видеонаблюдението, без да се накърняват правата на субектите на данни. Камери на се монтират в места за почивка и санитарни възли.
За съхраняването на данните отговорните служители носят дисциплинарна отговорност.

 

8. Автоматизирани алгоритми

Не използваме автоматизирани алгоритми за обработка на Вашите данни.

 

9. Вашите права, във връзка с обработване на личните ви данни

9.1. Право на информация: Вие имате право да поискате от нас информация дали, какви и до каква степен обработваме личните данни. Информацията се предоставя безплатно в най-кракти срокове, освен в случаите, когато исканията на субекта на лични данни не са неоснователни или прекомерни.

9.2. Право на корекция: В случай, че обработваме непълни или сгрешени/грешни данни, Вие имате право, по всяко време, да поискате да ги коригираме или допълним.

9.3. Право на изтриване: Можете да поискате изтриване на личните данни, отнасящи се до Вас, в случай, че обработваме тези данни без правно основание. Моля, обърнете внимание, че може да има причини изтриването да не се извърши веднага, поради наличие на нормативно изискване за запазване на данните.

9.4. Право на ограничаване на обработването: Можете да поискате ограничаване на обработващите се персонализиращи данни ако:

а) оспорвате верността на данните, за периода, в който трябва да проверим верността им; или

б) обработването на данните е без правно основание, но вместо да ги изтрием, Вие искате тяхното ограничено обработване; или

в) повече нямаме нужда от тези данни (за определената цел), но Вие имате нужда от тях за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; или

г) сте подали възражение за обработването да данните, в очакване на проверка дали законните основания на администратора.

При ограничаване на обработването, субектът на данните следва да даде изрично съгласие за тяхното обработване, с изключение на самото им съхраняване, упражняването или защитата на правни претенции или за защита на правата на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес.

9.5. Право на преносимост на данни: Можете да поискате от нас да предоставим личните данни, които сте поверили на нашата грижа в организиран, подреден, структуриран, общоприет електронен формат ако:

а) обработваме данните съгласно договора и базирано на декларацията за съгласие, която може да бъде оттеглена или на договорно задължение и

б) обработването се извършва автоматично.

9.6. Право на възражение: В случай, че обработваме данни за цели/задачи, задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са ни предоставени, или сме посочили, че обработване на данните за наш легитимен интерес, можете да възразите срещу обработването на данните.

9.7. Право на жалба: В случай, че смятате, че нарушаваме българското или европейското законодателство, Ви молим да се свържете с нас за изясняване на въпроса. Разбира се, имате право да подадете жалба пред регулаторните органи в рамките на ЕС и Република България в институциите отговорни за опазване на личните данни.

 

10. Компетентни органи за защита на личните данни в Република България

Комисия за защита на личните данни, София, 1592, бул. Проф. Цветан Лазаров № 2, тел: +3592/91-53-518, e-mail: kzld@cpdp.bg

В случай, че искате да се упражните някое от посочените права, моля, свържете се с нас чрез контактите, предоставени в т. 1 от настоящия документ.

 

11. Актуалност и промени на Политиката

С цел да прилагаме най-актуалните мерки за защита и с цел спазване на действащото законодателство, ние ще актуализираме редовно настоящата Политика за защита на личните данни, чрез вътрешните канали за комуникация.

Приканваме Ви редовно да преглеждате текущия вариант на тази Политика за защита на личните данни, да бъдете постоянно информирани за това, как ние се грижим за защитата на личните данни, които събираме.

Тази Политика за защита на личните данни е актуализирана за последен път на 25.05.2018 г.